HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ TÀI LIỆU NƯỚC NGOÀI SỬ DỤNG TẠI VIỆT NAM
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài thực hiện khi người nước ngoài làm kinh doanh hoặc làm việc tại Việt Nam phải xuất trình các cơ quan có thẩm quyền hoặc các đối tác các tài liệu nước ngoài cần thiết để hỗ trợ hoạt động của họ.
Một số người nước ngoài khi mang giấy tờ, tài liệu từ nước ngoài sang Việt Nam nhưng không biết các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ đó như thế nào. Khi không biết thủ tục thì sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc. Nhiều khi còn không được chấp nhận bởi các cơ quan Việt Nam.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài sử dụng tại Việt Nam
Bước 1: Các văn bản được ban hành bởi các cơ quan/tổ chức nước ngoài có thẩm quyền phải được chứng thực tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành.
Bước 2: Các văn bản công chứng phải được xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành. Có hai trường hợp:
Trường hợp 1: chứng nhận bởi Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, ví dụ, Bộ Ngoại giao (như ở Hồng Kông, Hoa Kỳ), hoặc một cơ quan tương đương như Phòng Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Malaysia Putrajaya của Malaysia, Cục pháp lý ngoại giao Tokyo Nhật Bản hay Học viện Luật Singapore của Singapore cho chữ ký và con dấu của công đó chứng viên. Trường hợp này, thực hiện tiếp theo là bước 3.1 dưới đây.
Trường hợp 2: Trường hợp này, văn bản này đã hoàn thành bước 1 có sẵn tại Việt Nam. Họ có thể được xác định bởi bộ phận ngoại giao thẩm quyền nằm ở Việt Nam trong các trường hợp sau:
Chữ ký của công chứng viên (bước 1) đã được đăng ký với cơ quan đại diện ngoại giao tại Việt Nam.
Tái chứng nhận chữ ký trường hợp 2.1: Trường hợp này, tài liệu nước ngoài đã hoàn thành trường hợp 2.1, nhưng nó chưa xác nhận của Đại Sứ quán Việt Nam tại nước sở tại (tức chưa thực hiện bước 3.1). Bước tiếp theo trường hợp này là Bước 3.2
* Lưu ý đối với bước 2: Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài.
Đối với Hoa Kỳ, có thêm một bước nữa, Giám đốc nội các của Tiểu bang sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên trong tiểu bang đó và sau đó là Bộ Ngoại giao Mỹ sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của Giám đốc nội các Tiều bang.
Đối với Hàn Quốc, bước này được bỏ qua vì văn phòng công chứng có chức năng của cơ quan ngoại giao.
Một số cơ quan ngoại giao của một số nước không được trao quyền để thực hiện việc chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam, chẳng hạn như Mỹ, Anh, Trung Quốc, Ý,… Do đó, hợp pháp hóa lãnh sự phải được thực hiện trực tiếp tại các quốc gia.
Bước 3: văn bản công chứng phải có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam. Có hai trường hợp:
Trường hợp 1: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại nước mà tài liệu ban hành, cụ thể là Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán hoặc Lãnh sự quán.
Trường hợp 2: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại Việt Nam, tên là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội (từ phía bắc Thừa Thiên Huế) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (từ phía nam Đà Nẵng). Trường hợp này chỉ áp dụng khi hoàn thành bước 2.2.
* Lưu ý đối với bước 3: Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài:
Có một số trường hợp không có cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia nơi các văn bản đã ban hành, sau đó các tài liệu có thể được chuyển giao cho các cơ quan ngoại giao của Việt Nam ở nước láng giềng thứ ba nếu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước đó được giao phải chịu trách nhiệm về Hợp pháp hoá lãnh sự của nước đó.
Trong một số trường hợp, ở một số nước, trong đó Việt Nam đã không đặt quan hệ ngoại giao hoặc cơ thể không có ngoại giao của Việt Nam tại nước láng giềng thứ ba đó là phụ trách Hợp pháp hoá lãnh sự của các tài liệu được phát hành tại các quốc gia (ví dụ như một số quốc gia trong Châu Phi), các tài liệu nước ngoài sẽ không hợp pháp hóa lãnh sự.
Bước 3.1 bỏ qua trong trường hợp một quốc gia có cơ quan ngoại giao tại Việt Nam (Ví dụ: Lãnh sự quán Anh, Đại sứ quán tại Việt Nam), các tài liệu nước ngoài có thể được tái xác nhận của cơ quan ngoại giao tại ở Việt Nam và sau đó có xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam, đó là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội (từ phía bắc Thừa Thiên Huế) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (từ phía nam Đà Nẵng) hợp pháp hoá lãnh sự.
Bước 4: Các tài liệu nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và chứng nhận bản dịch trước khi trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Nếu tài liệu nước ngoài có song ngữ bao gồm cả tiếng Việt thì không cần phải làm bước này.
Các quy định hiện tại về hợp pháp hoá lãnh sự không cung cấp về tính hợp lệ của các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền / tổ chức của nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng không phải tất cả các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có giá trị mãi mãi khi sử dụng tại Việt Nam. Trong thực tế, theo hướng dẫn của một số cơ quan nhà nước có thẩm quyền (bao gồm Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh), các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ chỉ có giá trị sử dụng trong vòng ba tháng kể từ ngày của Hợp pháp hoá lãnh sự.
Đối với các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự được sử dụng cho các mục đích khác, họ sẽ phụ thuộc vào các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành hướng dẫn các trường hợp, chẳng hạn như các giấy tờ, tài liệu khác về hôn nhân – gia đình, giá trị tối đa cho các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chấp nhận như là 06 tháng kể từ khi các giấy tờ, văn bản đã ban hành đến ngày nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam.
Liên hệ
Hãy liên hệ với World Link ngay bây giờ để chúng tôi có thể giúp bạn giải quyết mọi khó khăn liên quan đến công việc dịch thuật.
Xem thêm: DỊCH GIẤY TỜ LY HÔN
Quý vị cần tư vấn và báo giá nhanh vui lòng liên hệ:
CÔNG TY DỊCH THUẬT WORLD LINK
Trụ sở: Tầng 4, Số 51 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Số điện thoại: 0904 899 191 – 0386 387 488 – 0862 578 968
Email: cskh.worldlinktrans@gmail.com